7月24日下午，咨詢公司專家對市縣兩級公司部分員工進行了“流程與制度”專題培訓。專家首先講明了公司的本質(zhì)是一種人、財、物有機結(jié)合在一起的組織。其運行中最重要的一環(huán)就是“管理”，只有將人、財、物通過科學的管理才能發(fā)揮最大的功效，讓公司效率最大化。而做到這一切的關(guān)鍵就是制訂規(guī)章制度以及細化每項工作的流程，才能避免出現(xiàn)混亂無序的狀態(tài)。對于這點，我個人深有體會。

　　最近我負責技術(shù)部“集中采購”相關(guān)的軟件制作，與負責收集整理采購信息的同事合作。發(fā)現(xiàn)以往因沒有嚴格的工作流程，很多單位不能按時報送下月采購計劃，只能逐個追問；當月“采購計劃”已經(jīng)截止后，還在陸陸續(xù)續(xù)、零零散散提交采購申請。期間很多事情都是口頭商定，而沒有使用Email、RTX等便捷的信息交流平臺，造成核對時無記錄可查，常常引起爭議。使做采購的幾位同事極為忙碌，效率卻不高。

　　正因如此，我們決定開發(fā)軟件，通過技術(shù)手段規(guī)范流程。使用軟件后，全部單位均可在當月任何時段提交或修訂下月物資采購計劃表，但到下月1日，表單自動鎖定，無法再修改或刪除。每月1-3日是“集采”匯總時間，系統(tǒng)會出兩種類型的匯總表，一張是全部物資采購數(shù)量匯總表；另一張是具體分公司采購物資的供應(yīng)商與價格匯總表，主要體現(xiàn)物資供應(yīng)商及對應(yīng)價格，在軟件上表現(xiàn)為一個工作流。該匯總表生成后，流程啟動，表格的審批工作提交給對應(yīng)縣市區(qū)分公司。同時依權(quán)限要求，詳細價格將被隱藏。分公司負責審核物資以及供應(yīng)商是否滿足需求。如果沒有異議，審批通過；反之則填寫修改意見，反饋技術(shù)部修改后再次提交審批。

　　軟件尚處開發(fā)階段，目前在excel服務(wù)器上進行二次開發(fā)，預計上線后將大幅提高工作效率，且所有采購相關(guān)的內(nèi)容均有系統(tǒng)記錄，核對時有跡可尋、有證可查。